CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Across Ocean

Cập nhật lần cuối: 05/06/2026

 

Across Ocean cam kết tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư, dữ liệu cá nhân và thông tin của khách hàng trong quá trình tư vấn, tiếp nhận hồ sơ và cung cấp các dịch vụ liên quan đến du học, visa, đào tạo ngôn ngữ, định hướng lộ trình học tập – làm việc tại nước ngoài.

Chính sách này giải thích cách Across Ocean thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý thông tin cá nhân của khách hàng.

 

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với khách hàng, học viên, phụ huynh, người bảo lãnh, đối tác hoặc cá nhân cung cấp thông tin cho Across Ocean thông qua:

Website, fanpage, Zalo OA, biểu mẫu đăng ký tư vấn; Trao đổi trực tiếp tại văn phòng; Điện thoại, email, tin nhắn, mạng xã hội; Hồ sơ du học, visa, nhập học, học bổng hoặc các dịch vụ liên quan; Các chương trình hội thảo, sự kiện, workshop, tư vấn tuyển sinh do Across Ocean tổ chức hoặc phối hợp tổ chức.

 

2. Thông tin Across Ocean có thể thu thập

Tùy theo nhu cầu tư vấn và dịch vụ khách hàng sử dụng, Across Ocean có thể thu thập các nhóm thông tin sau:

2.1. Thông tin nhận dạng cá nhân

Họ và tên; Ngày, tháng, năm sinh; Giới tính; Quốc tịch; Số căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác; Ảnh cá nhân, ảnh hồ sơ, ảnh thẻ; Chữ ký và các thông tin xác minh danh tính khác.

2.2. Thông tin liên hệ

Số điện thoại; Email; Địa chỉ thường trú, tạm trú; Tài khoản mạng xã hội hoặc phương thức liên hệ do khách hàng cung cấp.

2.3. Thông tin học tập, nghề nghiệp và tài chính

Bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ; Quá trình học tập, làm việc; Trường học, ngành học, nguyện vọng du học; Thông tin người bảo lãnh, phụ huynh hoặc người liên hệ khẩn cấp; Thông tin tài chính, thu nhập, sổ tiết kiệm, giấy tờ chứng minh tài chính nếu cần thiết cho hồ sơ.

2.4. Thông tin hồ sơ dịch vụ

Hồ sơ visa, hồ sơ nhập học, hồ sơ xin học bổng; Kết quả tư vấn, lịch sử làm việc với tư vấn viên; Tình trạng xử lý hồ sơ; Nội dung trao đổi giữa khách hàng và Across Ocean; Các giấy tờ khác phục vụ cho việc tư vấn, xét tuyển, đăng ký nhập học hoặc hoàn thiện thủ tục theo yêu cầu của trường, cơ quan lãnh sự, đối tác giáo dục hoặc cơ quan có thẩm quyền.

2.5. Thông tin kỹ thuật khi truy cập nền tảng trực tuyến

Khi khách hàng truy cập website hoặc các nền tảng trực tuyến của Across Ocean, hệ thống có thể ghi nhận một số thông tin kỹ thuật như địa chỉ IP, loại thiết bị, trình duyệt, thời gian truy cập, trang đã xem, hành vi tương tác với biểu mẫu hoặc nội dung trên website nhằm phục vụ mục đích vận hành, bảo mật và cải thiện trải nghiệm người dùng.

 

3. Mục đích thu thập và sử dụng thông tin

Across Ocean thu thập và sử dụng thông tin khách hàng cho các mục đích sau:

        - Tư vấn chương trình du học, visa, học bổng, trường học, ngành học và lộ trình phù hợp;
        - Kiểm tra điều kiện ban đầu của khách hàng;
        - Chuẩn bị, hoàn thiện và xử lý hồ sơ du học, visa, nhập học hoặc các thủ tục liên quan;
        - Liên hệ, chăm sóc, cập nhật tiến độ hồ sơ và hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ;
        - Gửi thông tin về chương trình tuyển sinh, ưu đãi, hội thảo, sự kiện hoặc nội dung hữu ích có liên quan;
        - Xác minh thông tin khi làm việc với trường học, đối tác giáo dục, cơ quan lãnh sự, đơn vị dịch thuật, đơn vị vận chuyển hồ sơ hoặc cơ quan có thẩm quyền;
        - Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng, thỏa thuận dịch vụ hoặc quy định pháp luật;
        - Cải thiện chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân sự, nâng cao trải nghiệm khách hàng;
        - Phòng ngừa gian lận, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng và Across Ocean.

Across Ocean không sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng cho các mục đích trái pháp luật hoặc ngoài phạm vi đã thông báo, trừ trường hợp được khách hàng đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác.

 

4. Cơ sở xử lý thông tin cá nhân

Across Ocean xử lý thông tin cá nhân của khách hàng dựa trên một hoặc nhiều cơ sở sau:

        - Khách hàng đã đồng ý cung cấp thông tin;
        - Việc xử lý thông tin là cần thiết để thực hiện tư vấn, hợp đồng, thỏa thuận hoặc yêu cầu dịch vụ của khách hàng;
        - Việc xử lý thông tin là cần thiết để hoàn thiện hồ sơ với trường học, đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền;
        - Việc xử lý thông tin nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng, Across Ocean hoặc bên thứ ba liên quan;
        - Việc xử lý thông tin được thực hiện theo yêu cầu của pháp luật hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

 

5. Chia sẻ thông tin với bên thứ ba

Across Ocean có thể chia sẻ thông tin cần thiết của khách hàng với các bên liên quan trong phạm vi phục vụ dịch vụ, bao gồm:

        - Trường học, học viện, tổ chức giáo dục trong và ngoài nước;
        - Cơ quan lãnh sự, cơ quan xét duyệt visa, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh;
        - Đối tác dịch thuật, công chứng, vận chuyển hồ sơ, bảo hiểm, đặt vé hoặc hỗ trợ thủ tục;
        - Đơn vị cung cấp nền tảng công nghệ, lưu trữ dữ liệu, email, CRM hoặc công cụ hỗ trợ vận hành;
        - Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp;
        - Các bên khác khi có sự đồng ý của khách hàng hoặc theo quy định pháp luật.

Across Ocean chỉ chia sẻ thông tin trong phạm vi cần thiết, phù hợp với mục đích xử lý hồ sơ và yêu cầu bảo mật thông tin khách hàng.

 

6. Cam kết không mua bán thông tin khách hàng

Across Ocean cam kết không bán, trao đổi, cho thuê hoặc chuyển giao thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái phép.

Thông tin khách hàng chỉ được sử dụng để phục vụ hoạt động tư vấn, xử lý hồ sơ, chăm sóc khách hàng, cải thiện dịch vụ hoặc các mục đích hợp pháp đã được nêu trong Chính sách này.

 

7. Lưu trữ thông tin

Thông tin cá nhân của khách hàng được lưu trữ trong thời gian cần thiết để thực hiện mục đích thu thập, cung cấp dịch vụ, xử lý hồ sơ, chăm sóc sau dịch vụ, giải quyết tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Thời gian lưu trữ có thể khác nhau tùy theo loại hồ sơ, yêu cầu của trường học, cơ quan xét duyệt, quy định pháp luật hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và Across Ocean.

Khi thông tin không còn cần thiết hoặc khi khách hàng có yêu cầu hợp lệ, Across Ocean sẽ xem xét việc xóa, ẩn danh, hạn chế xử lý hoặc lưu trữ theo quy định pháp luật và điều kiện thực tế của hồ sơ.

 

8. Bảo mật thông tin

Across Ocean áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin khách hàng khỏi việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa, sao chép, mất mát hoặc phá hủy trái phép, bao gồm:

        - Giới hạn quyền truy cập thông tin theo nhiệm vụ của từng nhân sự;
        - Lưu trữ hồ sơ trong hệ thống, thiết bị hoặc khu vực có kiểm soát;
        - Quản lý tài khoản, mật khẩu và phân quyền truy cập;
        - Đào tạo nhân sự về trách nhiệm bảo mật thông tin khách hàng;
        - Rà soát, cập nhật quy trình bảo mật khi cần thiết;
        - Áp dụng biện pháp xử lý khi phát hiện rủi ro, vi phạm hoặc sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Tuy nhiên, không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu nào trên môi trường Internet là an toàn tuyệt đối. Across Ocean sẽ nỗ lực trong phạm vi hợp lý để bảo vệ thông tin khách hàng và xử lý kịp thời các sự cố nếu phát sinh.

 

9. Quyền của khách hàng đối với thông tin cá nhân

Theo quy định pháp luật hiện hành, khách hàng có thể có các quyền sau đối với thông tin cá nhân của mình:

        - Quyền được biết về việc thu thập, sử dụng và xử lý thông tin cá nhân;
        - Quyền đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong các trường hợp phù hợp;
        - Quyền yêu cầu truy cập, xem, chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin;
        - Quyền yêu cầu xóa, hạn chế xử lý hoặc ngừng xử lý thông tin trong phạm vi pháp luật cho phép;
        - Quyền yêu cầu cung cấp thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân; 
        - Quyền khiếu nại, phản ánh hoặc yêu cầu giải quyết nếu cho rằng thông tin cá nhân bị xử lý không phù hợp.

Để thực hiện các quyền trên, khách hàng có thể liên hệ với Across Ocean qua thông tin liên hệ tại Mục 14 của Chính sách này.

Across Ocean có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu nhằm bảo đảm thông tin không bị truy cập hoặc thay đổi bởi người không có thẩm quyền.

 

10. Nghĩa vụ của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

        - Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và hợp pháp;
        - Cập nhật kịp thời khi thông tin cá nhân, học tập, tài chính hoặc hồ sơ có thay đổi;
        - Không cung cấp giấy tờ giả, thông tin sai lệch hoặc thông tin thuộc quyền riêng tư của người khác khi chưa được phép;
        - Tự bảo mật tài khoản email, số điện thoại, tài khoản mạng xã hội hoặc các kênh liên hệ cá nhân;
        - Phối hợp với Across Ocean khi cần xác minh, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin phục vụ quá trình xử lý hồ sơ.

Across Ocean không chịu trách nhiệm đối với các thiệt hại phát sinh từ việc khách hàng cung cấp thông tin sai, thiếu, không cập nhật hoặc không có quyền cung cấp.

 

11. Thông tin của người chưa thành niên

Trong trường hợp khách hàng là người chưa thành niên hoặc cần có sự đồng ý của phụ huynh/người giám hộ theo quy định pháp luật, Across Ocean có thể yêu cầu thông tin và sự xác nhận từ phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp trước khi tiếp nhận, xử lý hồ sơ.

Phụ huynh hoặc người giám hộ có trách nhiệm bảo đảm thông tin cung cấp cho Across Ocean là chính xác, hợp pháp và phù hợp với quyền lợi của người được bảo hộ.

 

12. Hình ảnh, video và nội dung truyền thông

Trong quá trình tổ chức sự kiện, hội thảo, tư vấn, đào tạo hoặc ghi nhận hoạt động của khách hàng, Across Ocean có thể chụp ảnh, quay video hoặc ghi nhận nội dung phản hồi để phục vụ truyền thông, lưu trữ nội bộ hoặc cải thiện dịch vụ.

Việc sử dụng hình ảnh, video hoặc phản hồi cá nhân có thể được thực hiện khi:

        - Khách hàng đã đồng ý;
        - Nội dung được sử dụng trong phạm vi sự kiện hoặc chương trình có thông báo trước;
        - Việc sử dụng không làm ảnh hưởng đến danh dự, uy tín, quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng.

Khách hàng có quyền thông báo cho Across Ocean nếu không muốn hình ảnh, video hoặc phản hồi cá nhân của mình được sử dụng cho mục đích truyền thông.

 

13. Thay đổi Chính sách bảo mật

Across Ocean có thể cập nhật, điều chỉnh hoặc bổ sung Chính sách bảo mật này theo nhu cầu vận hành, thay đổi dịch vụ hoặc yêu cầu pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên website, nền tảng chính thức hoặc thông báo đến khách hàng qua kênh phù hợp. Việc khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi Chính sách được cập nhật được hiểu là khách hàng đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung sửa đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

 

14. Thông tin liên hệ

Nếu khách hàng có câu hỏi, yêu cầu, khiếu nại hoặc cần hỗ trợ liên quan đến Chính sách bảo mật và việc xử lý thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ:

Across Ocean
Địa chỉ: 106 Nguyễn Văn Tố, phường Phú Thọ Hòa, thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: (028) 62 608 666
Email: sendd@lotus-ocean.com
Website: https://acrossocean.vn/

 

15. Xác nhận của khách hàng

Bằng việc cung cấp thông tin cho Across Ocean, đăng ký tư vấn, gửi hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ, khách hàng xác nhận rằng mình đã đọc, hiểu và đồng ý với Chính sách bảo mật này.

Khách hàng đồng ý cho Across Ocean thu thập, sử dụng, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để tư vấn, hỗ trợ, xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ theo Chính sách này và quy định pháp luật hiện hành.